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主送机关

主送机关与抄送机关是公务文书格式的重要内容。主送机关,是指公文的主要受理机关,即对公文负主办或答复责任的机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。它是应用写作研究的重要内容之一。

其作用在于表明公文的空间效力范围,明确对公文负法定办理或答复责任的机关。其排列应按机关性质、职权和其他隶属关系排列。这是公文发出后能否得到及时处理的一个关键问题。

应当使用全称或者规范化简称、统称。

主送机关一般写在正文之前,标题之下,顶行写(主送机关名称前不空字)。

标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的抄送之上,标识方法同抄送。

(具体内容可以查阅《应用写作》杂志2003年第7期第15页《公文标注主送机关必须注意的几个问题》)

一、选准文件主送的对象

收文机关主要分为主送机关和抄送机关。主送机关对收到的文件负有主办、答复之责,抄送机关只有了解与配合执行之责。因此,行文首先要选准主送机关。

要选准主送机关还要注意如下几点:

(一)是避免出现行文中的党政不分现象。行政机关与党委机关分属于不同的组织系统,自上而下各有各的隶属关系,各有各的职权范围。

(二)是仔细斟酌上行文的主送机关。

(三)是联合向下行文的主送机关基本上与发文机关一一对应。若干个同级部门联合向下行文,其主送机关通常应是与发文部门一一对应的下级部门。

二、选对主送机关的形式

确定文件的主送机关后,还要正确选择标注主送机关的形式。主送机关常见的标注形式有三种:

一是全称。只要主送机关名称不是很长,都可以采用这种形式,但普发性文件除外。

二是规范化简称。这种形式可以浓缩那些常用但是较长的机关名称,使之简练上口。

三是统称。统称就是同级或者同类型机关概括性的总称,一般用于下行文。统称具体又分两种:一种为“泛称主送”;另一种为“递降称主送”。

“泛称主送”是下行普发文件经常使用的主送形式。它时常涉及到同一级不同类的若干机关,必须注意排列顺序。一般来说,它有如下排列原则:

首先是“先外后内”,即把同是下一级的各地方政府放在前,本机关的职能部门放在后。

其次是依党政军群之先后顺序。这个原则在党的文件中体现最明显。

在“泛称主送”中,标点符号的使用也是有规律的。通常是同级同类机关之间用顿号,同级不同类的机关之间用逗号,主送机关结束之后用冒号。

至于“递降称主送”的排列,起突出作用的还是按级别排列的原则。

一个文件的主送机关采用何种形式标注,取决于行文方向、主送机关数量、主送机关名称的长短等多种因素,文秘人员必须在综合考虑的基础上加以确定。

三、选好主送机关的位置

国家质量技术监督局发布实 施的《国家行政机关公文格式》为公文的主送机关安排了前后两个位置:

一是在正文之前、公文标题下空1行处。

二是在文件的版记处。

四、公文并非都标注主送机关

公文的一些文种通常是不需要标注主送机关的,例如直接向社会公众发布的周知性文件如公告、布告、通告,规范性文件如章程、条例、规定、办法,计划性文件如方案、规划、计划,还有决议、决定、会议纪要,等等。

下级机关或者本系统的重要行文,应同时抄送直接上级机关;受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。主送机关可能是受文机关中级别层次低的机关,抄送机关则可能是级别层次高的机关。

布告、公告、通告等公布性公文,不写主送机关;计划、报表、以及规章、条例等法规性公文,也不写主送机关。


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