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单据

单据,是在经济业务发生时所取得或填制的、载明交易、事项实际情况的书面证明,它是进行会计核算的原始资料和重要依据。 [1]

办理货物的交付和货款的支付的一种依据。单据可以表明出口商是否履约,履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证,有了单据,就表明有了货物。

发票的日期应在运输单的出单日期之前。

[1] 装运港和目的港

一般发票上应列明货物的装运港和目的港口。

[2] 运输工具

如果采用直达船运输时,应在发票上加注船名,如果中途需要转船,则应注明转运港名称。

[3] 收货人(Consignee)

收货人就是发票的抬头人,一般为进口商或信用证的开证申请人,其名称和地址(有时包括电传号码、传真号码等)应严格按照信用证的具体要求加打在发票上。

[4] 发货人(Consignor)

发货人一般为发票的出票人,即是出口商或信用证的受益人,其名称和地址一般打印在发票的上方。如果信用证中有特别规定,则按信用证的具体要示输,一般情况下,发货人的名称和地址等应与信用证的受益人完全一致。

另外,发货人(即信用证的常驻益人)应在发票的右下方打印上自己的名称并签字或盖章。

发票的本文主要包括唛头、商品名称、货物数量、规格、单价、总价、毛重/净重等内容。

[1] 唛头(Shipping Mark)

唛头是货物装的标记。发票上的唛头应与信用证中规定的唛头完全一致。

[2] 商品名称

发票上的商品名称应与信用证中规定的商品名称完全一致。如果信用证中的商品名称有错误或漏字等并且未来得及修改,发票上的商品名称也应将错就错,以保证发票与信用证规定的完全一致。不过,可在错误的名称后面加注正确的名称。

银行只负责审核单据表面上的一致性。因此,商品名称的表面性应与信用证的要求保持一致,不可使用商品名称的简写或繁写或同义词或同义名称等。

[3] 货物数量和重量

发票中列明的货物的数量(件、个、条等)和重量应与信用证中货物描述的数量和重量完全一致,并与提单等基本单据中货物的数量和重量一致。

[4] 规格

货物的品质规格是出口商交货的标准,发票上一般应标明所装货物的品质规格情况。

[5] 商品的单价和总价

发票的单价一般包括计价单位、计价货币、价格条件和单价金额等内容。发票的单价应与信用证中规定的货物单价一致。

发票的总价不是货物总金额、总价值,也就是货物数量与货物单价之积。发票的总金额不能超过信用证的金额(除非信用证另有规定)。

发票的结文一般包括信用证中要求加注的特别条款或文句。

发票的结文还包括发票的出票人签字。发票的出票人签字一般在发票的右下角,一般包括两部分内容:一是出口商的名称(信用证的受益人),二是出口公司经理或其他授权人的手签,有时也可用手签图章代替手签。

但是,有些国家规定,写在签署人签字以下的文字内容无效。因此,应特别注意,发票的各项内容应列在签署人签字之上。

UCP500规定,如果信用证没有特别要求,发票可以没有签字。

(Marine/Ocean Bill of Lading)

海运提单(以下简称“提单”)是在海上运输(主要是班轮运输)方式下,由承运人或其代理人签发的,确认已经到(或已装船)某种货物,并且承诺将其运到指定地点交与提单持有人的一种具有法律效力的证明文件。

提单的形式和种类多种多样,但基本内容大相同,提单的基本内容一般包括:

(1) 有关当事人的内容

[1] 托运人(Shipper or Consignor)

提单的托运人一般为信用证的受益人,即出口公司,除非信用证另有规定,托运人一栏应详细列明托运人的名称和地址,并且必须与信用证的规定完全一致。

[2] 承运人(Carrier)

承运人一栏应明确、详细列明承运人的名称、地址和地点。

[3] 收货人(Consignee)

收货人即提单的抬头人。这栏应严格根据信用证的要求正确填制,作成记名抬头,指示性抬头或空白抬头。

[4] 被通知人(Notify Party)

如果信用证规定了提单的被通知人,则这一栏应严格根据信用证的要求详细地列明被通知人的名称和地址。

如果信用证没有规定提单的被通知人,则一栏可以是空白,也可以填写信用证申请人(进口同)名称。

[1] 货物的标志(唛头)

如果信用证中对货物的唛头有明确规定,则提单的唛头应与信用证的规定完全一致。另外,提单的唛头应与其他单据上的唛头完全一致。

[2] 货名

提单的货名即是托运货物的名称,如果信用证列明的货物名称比较复杂,有时提单上不使用这种复杂的货名,而用统称或简写,也是可以接受的,但不能与信用证列明的货物名称有本质的冲突。另外,如果信用证中要求在提单上列明信用证号码或其他有关号码,也应在这一栏中有明确反映。

[3] 件数和包装

提单上货物的件数应以大、小写两种文字表示。对于无法计件的散装货,不仅注明“散装货”字样,并注明净重。

提单上应有对货物包装的描述,如散装、托盘装、集装箱装等,并且必须与信用证中对货物包装的规定完全一致。

[4] 毛重

毛重是按重量吨计算运费的依据。如果信用证规定提单上注明货物的净重,则也应列明在此栏内,但前面要注明“净重”字样。

[5] 尺码

货物的尺码是承运人按体积计算运费依据,一般以立方米表示,应与信用证中的有关规定完全一致。

[1] 提单的号码

提单必须有承运人加注的号码,即提单的号码,如果信用证中规定其他单据中必须列明提单的号码,这时此号码必须与提单的号码完全一致。

[2] 船名

船名一栏必须有运输船舶的名称。如果是直达运输,则应有直达船的名称。如果是转船运输,则应有一程船的名称。

[3] 装货港

装货港一栏必须列明装货港的名称,并且必须与信用证中对装货港的规定完全一致。

[4] 卸货港

卸货港一栏必须列明卸货港的名称,并且必须与信用证中对卸货港的规定完全一致。如果属转运运输,卸货港一栏还应反映出中途转船的地点。

常见的单据如下:

项目基本单据其他单据商业单据商业发票(COMMERCIAL INVOICE)

装箱单(PACKING LIST);

重量单(WEIGHT LIST/CERTIFICATE);

产地证明书(CERTIFICATE OF ORIGIN);

数量单(QUANTITY CERTIFICATE);

受益人证明(BENEFICIARY'S CERTIFICATE);

质量证明书(CERTIFICATE OF QUALITY);

电报抄本(CABLE COPY)

运输单据提单(BILL OF LADING);

运货单据(TRANSPORT DOCUMENTS)

船运公司证明(SHIPPING COMPANY'S CERTIFICATE);

邮包收据(POST RECEIPTS)

保险单据保险单(INSURANCE DOCUMENTS)

投保声明政府单据海关发票(CUSTOMS INVOICE);

领事发票(CONSULAR INVOICE);

进出口许可证(EXPORT LICENSE)

下面就和大家分享一下财务管理的单据管理中的注意事项。

①、单据书写一律使用圆珠笔书写,颜色为黑色或兰色,用铅笔填写单据视为作弊进行处理。

②、书写单据要字迹清楚、工整,不得涂改 、涂抹、特殊情况需要更改单据,必须找当班经理签字,注明原因,否则一律按跑单处理,擅自撕毁单据者,严肃处理。

③、单据收银时,无现金收讫章,视为跑单处理,遇到单据重复、漏号现象,必须声明作废。

④、按人下单,一客一单,不漏单。在客人结帐时,必须在单据上注明应发和实收金额。单据汇总一组一算,单据不得混乱,否则不预接受。

⑤、保管好单据不得丢失,损坏单据,在填写单据时一定要看清楚方能填写,否则按作弊进行处理。单据填写时时间必须准确无误。

⑥、每天上交单据时,必须将流水号排好,整理清楚。单据作废一律盖作废章,并找当班经理签字。

一、制作出口单据 A.汇票 国际贸易中,主要使用的是跟单汇票,作为出口方要求付款的凭证。制作汇票时应注意下列问题。

出票条款。信用证名下的汇票,应填写出票条款。包括:开证行名称,信用证号码和开证日期。

汇票金额。托收项下汇票金额应与发票一致。若采用部分托收、部分信用证方式结算,则两张汇票金额各按规定填写,两者之和等于发票金额。信用证项下的汇票,若信用证没有规定,则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票的百分之几,则按规定填写。这一做法,通常用于以含佣价向中间商报价,发票按含佣价制作,开证行在付款时代扣佣金的情况。

付款人名称。托收方式的汇票,付款人为买方。信用证方式下,以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明,则以开证行为付款人。

收款人名称。汇票的收款人应是银行。信用证方式下,收款人通常为议付行;托收方式下,收款人可以是托收行,均作成指示式抬头。托收中也可将出口方写成收款人(已收汇票),然后由收款人作委托收款背书给托收行。

B.商业发票 商业发票(Commercial Invoice)是出口商开立的发货价目清单,是装运货物的总说明。发票全面反映了合同内容。

发票的主要作用是供进口商凭以收货、支付货款和进出口商记账、报关纳税的凭据。在不用汇票的情况下(如付款信用证、即期付款交单),发票代替汇票作为付款的依据。

发票没有统一的格式,其内容应符合合同规定,在以信用证方式结算时,还应与信用证的规定严格相符。发票是全套货运单据的中心,其他单据均参照发票内容缮制,因而制作不仅要求正确无误,还应排列规范,整洁美观。

* 制作内容及注意事项如下:

出口商名称。发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码,其中出口商名称和地址应与信用证一致。

发票名称。在出口商名称下,应注明"发票"(Cormercial Invoice或Invoice)字样。

发票抬头人。通常为国外进口商。在信用证方式时,除非另有规定,应为开证申请人。

发票号码,合同号码,信用证号码及开票日期。发票号码由出口商自行按顺序编制。合同号码和信用证号码应与信用证所列的一致,如信用证无此要求,亦应列明。开票日期不应与运单日期相距太远,但必须在信用证交单期和有效期之内。

装运地和目的地。应与信用证所列一致,目的地应明确具体,若有重名,应写明国别。

运输标志(嗟头)。凡来证有指定嗟头的,按来证制作。如无规定,由托运人自行制定。以集装箱方式装运,可以集装箱号和封印号码取代。运输单据和保险单上的嗟头,应与发票一致。

货物名称、规格、包装、数量和件数。关于货物的描述应符合合同要求,还必须和信用证所用文字完全一致。如用列明重量,应列明总的毛重和净重。

单价和总值。单价和总值必须准确计算,与数量之间不可有矛盾,应列明价格条件(贸易术语),总值不可超过信用证金额的超值发票,银行可以接受,也有权拒收。

附加证明。大致有以下几种:(l)加注费用清单:运费、保险费和FOB价;(2)注明特定号码,如进口许可证号、布鲁塞尔税则号;(3)注明原料来源地的证明文句。

出单人名称。发票由出口商出具,在信用证方式下,必须是受益人。"UCP 500"规定,商业发票可以只标明出单人名称而不加签署。如需签字,来证中应明确规定,如Signed Commercial Invoice。

C.运输单据 运输单据因不同贸易方式而异。有海运提单、海运单、航空运单、铁路运单、货物承运收据及多式联运单据等。

我国外贸运输方式以海运为主。这里着重介绍海运提单Bill of Lading的缮制及注意事项。

托运人(Shipper)。一般即为出口商,也即信用证的受益人,如果开证申请人为了贸易上的需要,在信用证内规定作成第三者提单也可照办,例如请货运代理做托运人。

收货人(consignee)。该栏又称提单抬头。应严格按信用证规定制作。如以托收方式结算。则一般做成指示式抬头。即写成 "To order"或"To the order of x x X"字样。不可做成以买方为抬头的记名提单或以买方为指示人的提单以免过早转移物权。

通知人(NotifyParty)。这是货物到达目的港时船方发送到货通知的对象,通常为进口方或其代理人。但无论如何,应按信用证规定填写。如果信用证没有规定,则正本提单以不填为宜,但副本提单中仍应将进口方名称地址填明,以便承运人通知。

提单号码(B/L No.)。提单上必须注明编号,以便核查,该号码与装货单(又称大副收据)或(集装箱)场站收据的号码是一致的。没有编号的提单无效。

船名及航次(Name of Vessel ;Voy No)。填列所装船舶及航次。如中途转船,只填写第一程船名航次。

装运港(Port of Loading)和卸货港(Port of Discharge)。应填写具体港口名称。卸货港如不同国家有重名,则应加注国名。卸货港如采取选择港方式,应全部列明。如伦敦/鹿特丹/汉堡选卸,则在卸货港栏中填上"option London/Rotterdam/Hamburg",收货人必须在船舶到达第一卸货港前在船公司规定时间内通知船方卸货港,否则船方可在其中任意一港卸货。选择港最多不得超过三个,且应在同一航线上,运费按最高者计收 ?如中途转船,卸货港即填写转船港名称,而目的港应填入"最终目的地"(Final Destination)栏内。也可在卸货港内填上目的港,同时注明在XX港转船"(W/Tat XX)。

嗟头。与发票所列一致。

包装件数和种类(Number and Kind of Packages)与货物描述(Description of Goods)。按实际情况列明。一张提单有几种不同包装应分别列明,托盘和集装箱也可作为包装填列。裸装有捆、件,散装货应注明"In bulk"。货物名称允许使用货物统称。但不得与信用证中货物的描述有抵触。危险品应写清化学名称,注明国际海上危险品运输规则号码(IMCO CODE PAGE),联合国危规号码(UN CODE NO),危险品等级(CLASS NO)。冷藏货物注明所要求的温度。

毛重和尺码(Gross Weight&Measurement)。除信用证另有规定外,重量以千克或公吨为单位,体积以立方米为计算单位。

运费和费用(Freight&Charges)。本栏只填运费支付情况, CFR和 CIF条件成交,应填写运费预付(Freight PrePaid),FOB条件成交,一般填写运费到付(Freight Collect),除非买方委托发货人代付运费。程租船一般只写明"AS ARRANGED"(按照约定)。如信用证另有规定,按信用证规定填写。

正本提单份数(Number of original Bs/L)。按信用证规定签发,并分别用大小写数字填写,如"(2)TW"。信用证中仅规定"全套"(FUll set),习惯做两份正本,但一份正本亦可视为全套。

提单日期和签发地点。除备运提单外,提单日期均为装货完毕日期,不能迟于信用证规定的装运期。提单签发地点按装运地填列。如果船期晚于规定装运期,要求船方同意以担保函换取较早日期提单,这就是"倒签提单"(Anti dated B/L);货未装上船就要求船方出具已装船提单,这就是"预借提单"(Advanced B/L),这种做法系国际航运界陋习,一旦暴露,可能造成对方索赔以至拒收而导致巨大损失。

签署。按"UCP 500"规定,海运提单表面应注明承运人名称,并由承运人或其代理人、船长或其代理人签署。签署人亦须表明其身份。若为代理人签署,尚须表明被代理一方的名称和身份。

其他。信用证要求在提单上加注的内容。如信用证规定"每份单据上均应显示信用证号码"、"提单需提供贸促会证明"等。必须按信用证规定处理


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