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工作流软件

工作流软件(Workflow Software)的目的是在一个机构内用电子文档替换纸张文档系统,实现文档处理过程自动化。局域网络可提供将文档从存储设备中移进或移出,及在需要时观察、修改文档,或对文档进行签署(表明它们具有权威性)的用户之间进行路由选择。软件通过自动完成工作流程,从而消除人员必须的交接走动,鼓励工作组协作办公。

典型工作流应用程序结合了具有电子消息传递功能和高级安全性功能的文档。其中高级安全性功能包括电子签名,以提供这个文档确是来自特定来源的证据,并提供它们已经被指定的某些关键人物进行了确认的证据。

在财务管理环境,文档通常是从出纳员通过不同的处理和确认后转交到主管会计那里的。工作流分组可以为出纳员显示机构使用的一些特定表格。这个表格的一些域可以根据这一工作,以及这个出纳员管理这个表格的性质自动填写。可以对这些表格预定义路由选择,从而消除在手工纸张流中不可避免的一些头痛的管理问题。这些表格可以被直接传送到处理过程中下一个进行处理的那位人员那里。自动处理的功能可以避免在表格处理中可能出现的耽搁情况。例如,可以提醒用户必须按时处理,否则就会出现过期或其它由于没有按时处理而出现的问题。出版是协作环境的另外一个例子,它也可以利用工作流软件来提供工作效率。文档可以按步从作者到编辑再到印刷,其中通过使用网络和它的资源来进行存储,并且最终打印出完成的工作 [1]

文档根据预定义的路由进行分发。

一些用户可以根据需要来访问和修改这个文档。每次修改都必须签上进行这次修改的人员姓名。可以加上一些希望哪些人员再阅读的注释。

文档跟踪使得用户可以轻易得知文档在系统中流动时的位置,并且可以向那些耽误传送文档的用户发送催促信号,甚至可以撤消这个文档。

工作流软件通常包括中央管理和文件处理系统,管理人员可以使用它们来授予不同级别的访问和安全性权限,以及建立工作流处理过程和跟踪工作流。

锁定处理使得用户可以以一种安全的形式来完成和前递文档。当使用一次锁定时,其它用户就不能对这个用户进行的修改再进行改变了。它还不仅仅保护完成上述修改的用户,还保护接收方不会看见他或她没有进行过的修改。

安全性是通过鉴别和数字签名来实现的。

接收方可以确信发送方的正确性,可以证明这个文档是发送方发出的,并且可以证明它在传输过程中没有被改变。

发送方可以确信由接收方对该文档进行过的任何变动都可以检查出来。

从管理的角度来看,工作流软件可以帮助一个机构跟踪信息是如何流动的,以及如何更好地管理这种流动。工作流软件可以消除许多费时的活动,以及经常发生的昂贵的活动,例如会议、电话呼叫和特快专递。但是一旦用户转向使用这种新的软件,所需的带宽就会增加。工作流软件允许用户来观察大型的图象文件、图形、声音,甚至可以观看视频文档。这种类型的通信量将会使网络饱和。

可以从许多厂商获得工作流软件,例如IBM(White Plains,New York)、Actionsoft(AWS)、Lotus Development(Cambridge,Massachusetts)等等。象Windows这样的图形用户环境非常适合工作流应用程序,其中图形、文本和其它来自许多不同应用程序的元素都被以对象的方式集成到复合文档中。Windows具有内置工作流功能,例如它的对象链接和嵌入(OLE)功能,并且Windows for Workgroups产品就是一种包括邮件和调度软件的网络群件包。

Internet多功能函件传递扩展标准(MIME)是一种Internet标准,它为在电子函件消息中包括不同类型的数据(例如图形、音频、视频和文本等)提供了一条途径。其中,格式化功能允许用户指定字体类型、字号和文档的页的布局,因而它们就可以被其它系统中的不具有类似应用的用户进行阅读和翻译。

标准规范化表示语言(SGMI)是超出美国信息交换标准代码(ASCⅡ)格式之外的一种文档规范,它为描述文档的格式提供了一条途径。它用于创建“智能”文件而不是“哑”(ASCII)文件。一个SGML文档包括定义文档中的每个部件的一些属性,因而使得文档硬件和软件独立。使用SGML文档格式,工作流软件供应商可以更加集中精力于功能性,而不是相互转换。用户和程序员希望能够在文档中存储关于执行事件,或具有激活与这个系统以及与它连接的输出设备兼容的格式信息。

相关条目:Compound Document复合文档;Document Interchange Standards文档交换标准;Electronic Mail电子函件;Groupware 群件;Lotus Notes;Mail/Message Enable Applications 邮件/消息激活应用;Messaging Application Programming Interface消息传递应用程序编程接口;Object Linking and Embedding对象链接和嵌入;Standard Generalized Markup Language标准通用表示语言;Workflow Software工作流软件。

1 企业信息发布

使用工作流软件可为人们提供可随时更新的工作中所必需的各种公共信息和数据。这些信息既可以软件公告的方式发布在软件公告栏上,也可以通过邮件消息的方式发送到指定的人员。这一类应用非常适用于处理有很多人使用, 且在时间上要求比较严格的信息。

2 工作审批流程

使用工作流类软件可以快速实现信息的检查和审批(如采购申请、拨款申请和收发文审批等)的电子化。大部份的工作流软件都采用邮件投递或即时消息的方式,而且具有自动提醒、跟踪特性和基于不同条件控制操作组权限等特点。这一类应用能够极大提高办公效率, 并强化责任的划分。流程发起者可以随时了解目前流程的进展情况,及时督促其处理。

3 业务流程等的跟踪应用

工作流软件以电子化的方式管理用户参与的活动,从而可以实时跟踪活动进展、及时提供有关报告的效果, 这种设计可替代以往基于纸面的工作。这类应用通常需要许多用户的参与, 有时需要来自于不同工作组的用户参与。通过VPN等方式还可以实现远程办公, 每个相关人员无论身处何处, 当相应的电子流程需其处理时, 都可以及时收到并进行处理。

4 资料参考共享应用

工作流类软件可为企业或团体成员提供电子化的资料及参考材料或用电子化的方式来管理其资料库, 从而可方便地为成员提供所有资料的状态信息。

5 技术与非技术讨论应用

工作流类软件还可以支持群组交互和非交互式通信。这类设计改进了面对面会议的形式, 使人们无须在特定的地点、时间就可以参加会议, 通过答复成员建议就可以交换各自的想法。类似于BBS, 但与BBS论坛不同的是工作流类软件的效率更高, 它可以指定相关人员, 并在第一时间了解到相关人员的答复 [2]

具体如下:

关键业务流程:订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等。

行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。

人事管理类:员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。

财务相关类:付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。

客户服务类:客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等。

特殊服务类:ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。

消费品行业,制造业,电信服务业,银证险等金融服务业,物流服务业,物业服务业,物业管理,大中型进出口贸易公司,政府事业机构,研究院所及教育服务业等,特别是大的跨国企业和集团公司。


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